SPRAWOZDANIE Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia Komitet Obrony Demokracji z siedzibą w Warszawie za okres 2.12.2015 – 31.12.2016

kkk

SPRAWOZDANIE

Komisji Rewizyjnej  

Stowarzyszenia Komitet Obrony Demokracji

z siedzibą w Warszawie

za okres 2.12.2015 – 31.12.2016

7 marca 2017 r.

Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia Komitet Obrony Demokracji, przyjęte uchwałą nr 1 /2017 w dniu 7.03.2016 obejmuje okres od założenia Stowarzyszenia do końca 2016 r. według chronologii wydarzeń, a zatem nie odnosi się do spraw, które ujrzały światło dzienne w 2017 r.
W tym zakresie Komisja złoży oddzielne sprawozdanie. Jednocześnie przepraszamy wszystkich członków Stowarzyszenia KOD za opóźnienie w opublikowaniu tego sprawozdania.

Dla uproszczenia i wygody przedstawiamy członkom Stowarzyszenia skład Komisji Rewizyjnej oraz zmiany osobowe w jego składzie.

Daty Osoby
1 marca 2016 – 8 maja 2016 Magdalena Ostrowska, Elżbieta Pytlarz, Beata Kolis, Paweł Wimmer
 8 maja 2016 – 4 października 2016 Magdalena Ostrowska, Elżbieta Pytlarz, Paweł Wimmer
4 października 2016 – do chwili obecnej Elżbieta Pytlarz, Paweł Wimmer, Michał Klementowski

I. Powstanie Komisji Rewizyjnej:  

  • Skład osobowy Komisji Rewizyjnej został uchwalony na spotkaniu założycielskim Stowarzyszenia KOD uchwałą nr 13 spotkania założycielskiego z dnia 2 grudnia 2015 W skład Komisji weszli:
    1. Beata Kolis ( uchwała nr 14 spotkania założycielskiego z dnia 2 grudnia 2015 r.)
    2. Magdalena Ostrowska (uchwała nr 15 spotkania założycielskiego z dnia 2 grudnia 2015 r)
    3. Elżbieta Pytlarz (uchwała nr 16 spotkania założycielskiego z dnia 2 grudnia 2015 r.)
    4. Paweł Wimmer (uchwała nr 17 spotkania założycielskiego z dnia 2 grudnia 2015 r).
    Komisja Rewizyjna powstała po wpisaniu statutu do Krajowego Rejestru Sądowego 1 marca 2016 r.

 

II. Zestawienie spotkań i działania merytoryczne podjęte przez Komisję Rewizyjną w roku 2016 : 

  • 8 maja – spotkanie założycielskie, odbyte w Warszawie. Ukonstytuowanie się Komisji w składzie:
  • Przewodnicząca Elżbieta Pytlarz,
  • Członek Komisji Rewizyjnej Paweł Wimmer,
  • Członek Komisji Rewizyjnej Magdalena Ostrowska.

Na spotkaniu przyjęto rezygnację Beaty Kolis z członkostwa w Komisji, przyjęto regulamin działania Komisji Rewizyjnej oraz rekomendowano przyjęcie zmian w Statucie na Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Członków, zwołanym w dniu 8 maja 2016 r.

  • Uchwała Komisji Rewizyjnej nr 1 z 8 maja 2016 r. o powierzeniu funkcji przewodniczącej Komisji Rewizyjnej Elżbiecie Pytlarz.
  • Uchwała Komisji Rewizyjnej nr 2 z 8 maja 2016 r. o przyjęciu regulaminu działania Komisji Rewizyjnej.
  • Uchwała Komisji Rewizyjnej nr 3 z 8 maja 2016 r. w sprawie rekomendacji dla zmian w Statucie i regulaminach Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków, Krajowego Zjazdu Członków (Delegatów), regionalnego zebrania członków (delegatów), zebrania grupy lokalnej.
  • Lipiec 2016 – za pośrednictwem Internetu (spotkania nieprotokołowane) Komisja przedyskutowała i uzgodniła swoje stanowisko w sprawie poruszonej przez Zarząd na posiedzeniu 28 czerwca, czyli wynagrodzeń dla Zarządu. 15 lipca – Komisja pisemnie złożyła na ręce Zarządu swoje stanowisko w zakresie wynagrodzenia członków Zarządu. Komisja nie sprzeciwiała się płaceniu wynagrodzeń dla Zarządu (por. oświadczenie M. Ostrowskiej oraz wypowiedź E. Pytlarz w grupie Zarząd+KR+pełnomocnicy) , ale w swoim piśmie zażądała najpierw uchwalenia stosownego regulaminu wynagrodzeń, następnie przedstawiania co miesiąc stanu finansowego Stowarzyszenia. Komisja Rewizyjna pisemnie zwróciła też uwagę na problemy wizerunkowe, jakie może rodzić wynagradzanie tylko dla Zarządu bez wypłat dla Koordynatorów Regionalnych. Na kolejnym posiedzeniu Zarządu przewodnicząca Komisji telefonicznie podtrzymała swoje stanowisko w zasadniczych kwestiach dotyczących wynagrodzeń. Zarząd nie skomentował pisemnie stanowiska Komisji, a rozmowy przerwano z dwóch powodów:
  1. uznano, że ustalenie wynagrodzeń tylko dla Zarządu Głównego, z pominięciem Regionów, gdzie jeszcze nie było zarządów, nie będzie dobrze widziane przez członków stowarzyszenia i że do tych spraw należy powrócić zaraz po Krajowym Zjeździe Członków/Delegatów (wówczas planowanym na jesieni 2016 r).
  2. Skarbnik Stowarzyszenia poinformował, że na koncie stowarzyszenia jest ok. 30 tys. zł, więc podpisywanie umów mija się z celem, gdyż pieniędzy wystarczy na jednorazową wypłatę.
  • Dokument z dnia 15.07.2016 – w sprawie opinii Komisji co do polityki wynagrodzeń za pracę Zarządu (przekazany drogą elektroniczną).
  • 12 sierpnia – przeprowadzona planowa, zapowiedziana pismem z 22 lipca kontrola w Stowarzyszeniu Komitet Obrony Demokracji. Kontrolę przeprowadziły członkinie Komisji Elżbieta Pytlarz i Magdalena Ostrowska, obecny przy kontroli i udzielający wyjaśnień z ramienia Zarządu był skarbnik Stowarzyszenia Piotr Chabora. Kontrolą objęto uchwały Zarządu dotyczące przyjmowania członków oraz wydatki dokonane z rachunku podstawowego Stowarzyszenia KOD. Po kontroli sporządzono protokół, który Komisja Rewizyjna przedstawiła i omówiła Zarządowi na posiedzeniu 23 sierpnia 2016 r. Na  podstawie przedstawionych dokumentów kontrola stwierdziła istnienie tylko 18 faktur wystawionych na Stowarzyszenie (faktury za okres od 11 maja do 24 lipca) oraz prowadzenie sprawozdawczości rachunkowej zgodnie z obowiązkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości. Skarbnik poinformował, że przy tak znikomej ilości faktur, Zarząd nie widzi potrzeby zatrudniania biura księgowego,  co w świetle przedstawionych Komisji informacji i liczby faktur wydawało się być racjonalne. W tym miejscu należy z całą mocą podkreślić, iż w okresie, o którym mowa, z uwagi na brak własnych środków, zdecydowana większość akcji i aktywności Stowarzyszenia była finansowana ze środków gromadzonych przez Komitet Społeczny, powstały w grudniu 2015 w celu wspierania działań demokratycznych KOD. Jednocześnie w tamtym czasie Komisja nie była informowana, że ta forma finansowania działalności Stowarzyszenia (czyli przez Komitet Społeczny) miałaby się szybko zakończyć. Poinformowano także Komisję, że Komitet Społeczny jest oddzielnym od Stowarzyszenia ciałem, w związku z tym Komisja Rewizyjna SKOD nie ma prawa wglądu w dokumentację finansową Komitetu Społecznego.
    Ustalono też liczbę kont bankowych i subkont Stowarzyszenia (w sumie 19, w tym 16 regionalnych) – wszystkie w Idea Bank SA.

Podczas posiedzenia Zarządu w dniu 23 sierpnia z udziałem Komisji omówiono protokół z kontroli i Komisja postulowała: przechowywanie uchwał i protokołów z posiedzeń Zarządu w formie pisemnej i podpisanej, przeprowadzenie spisu majątku Stowarzyszenia, wprowadzenie kart obiegowych wśród użytkowników majątku Stowarzyszenia oraz uporządkowanie sposobu przyjmowania deklaracji członkowskich. Komisji nie udostępniono do kontroli oryginalnych deklaracji członkowskich, powołując się na ustawę o ochronie danych osobowych. Komisja zwróciła uwagę na konieczność weryfikacji  kont członkowskich w grudniu, a także na konieczność usprawnienia komunikacji wertykalnej między Zarządem a członkami Stowarzyszenia.

  • Dokument z dnia 22.07.2016 – zapowiedź kontroli Stowarzyszenia KOD, jaką Komisja Rewizyjna odbyła w dniu 12 sierpnia 2016 r. (przekazany drogą elektroniczną).
  • Dokument z dnia 12.08.2016 – protokół z kontroli wraz z wnioskami pokontrolnymi (przekazany drogą elektroniczną).

http://www.przegladdemokratyczny.pl/PD/0004/Przewodnik-KODera.pdf

  • Wrzesień – odbyto szereg konsultacji prawnych (radca prawny Andrzej Kowalczyk, adwokat Marcin Surowiec, prof. nauk prawnych Fryderyk Zoll) oraz dyskusji Komisji Rewizyjnej za pośrednictwem Internetu (spotkania nieprotokołowane) w sprawach:

a) kwestii konstytutywnego charakteru wpisu Statutu do Krajowego Rejestru Sądowego;

b) kwestii nieważności odbytych i zaplanowanych zjazdów regionalnych w związku z brakiem wpisu nowego Statutu do KRS-u a więc braku podstawy do ich zwołania.

Zasięgnięte opinie prawne przesłano do Zarządu 5 września  za pośrednictwem Internetu oraz 7 września 2016 r. pocztą,  z wnioskiem o odwołanie planowanych walnych zebrań regionalnych, jako zwołanych bezpodstawnie,  oraz o unieważnienie już odbytych zebrań. Zarząd podjął odpowiednie działania, ale w uchwałach opublikowanych na stronie ruchkod.pl brakuje konkretnej uchwały unieważniającej odbyte zjazdy regionalne i odwołującej terminy planowanych zjazdów regionalnych.

  • Dokument z dnia 5.09.2016 – pismo o braku wpisu do rejestru Stowarzyszenia i jego konsekwencjach (elektronicznie). Załączono opinię prawną radcy prawnego. Pozostało bez odpowiedzi.
  • Dokument z dnia 7.09.2016 – ponownie pismo w kwestii braku wpisu nowego statutu do rejestru wraz z kolejnymi opiniami prawnymi potwierdzającymi nieważność ogłoszonych walnych zebrań. Pismo wysłane pocztą, wróciło nigdy nie odebrane (wysłane było dla przyspieszenia sprawy na tymczasowy adres siedziby Stowarzyszenia).
  • 4 października – spotkanie KR odbyte w Warszawie. Celem spotkania było m.in.:

a. Przyjęcie nowego członka Komisji Rewizyjnej, Michała Klementowskiego.

b. Omówienie wyników sierpniowej kontroli finansów stowarzyszenia.

c. Omówienie spraw wniesionych do Komisji Rewizyjnej we wrześniu (patrz pkt III).

d. Przyjęcie rezygnacji Magdaleny Ostrowskiej z członka Komisji Rewizyjnej.
Po spotkaniu Komisja uczestniczyła częściowo w spotkaniu Zarządu, na którym omawiano sprawy wniesione do KR, a wymagające poinformowania i zgody Zarządu (temat procedur w Stowarzyszeniu, inwentaryzacji). Jedno z pism wniesionych do Komisji dotyczyło sprawy rozliczenia wydatków Komitetu Społecznego. Na posiedzeniu Zarządu, w obecności  członków Komisji Rewizyjnej: E. Pytlarz, M. Klementowskiego i P. Wimmera Komisji odmówiono wglądu w sprawy finansowe Komitetu Społecznego, informując, że to jest odrębny podmiot. Taka też była odpowiedź Komisji na zapytanie autorki pisma.

  • Uchwała nr 4 Komisji Rewizyjnej  z dnia 4 października 2016 o przyjęciu nowego członka Komisji Rewizyjnej, Michała Klementowskiego.
  • Październik/początek listopada – spotkania nie protokołowane, odbyte celem wprowadzenia nowego członka Komisji w sprawy Stowarzyszenia, a następnie przygotowania zestawu pytań o gospodarkę finansową Stowarzyszenia, inwentaryzację i sprawozdania Zarządu. Efektem było stworzenie pisma z listą pytań o politykę finansową SKOD oraz zaplanowanie ponownej kontroli finansów Stowarzyszenia.
  • 16 listopada – przesłanie pisma z listą pytań o politykę finansową Stowarzyszenia KOD do Skarbnika Stowarzyszenia drogą elektroniczną (Facebook Messenger), oraz złożenie zapytania o ustalenie terminu kolejnej kontroli rachunkowości Stowarzyszenia KOD – brak odpowiedzi.
  • 22 listopada – spotkanie Komisji odbyte przy pomocy dozwolonych statutowo środków komunikacji internetowej. Celem spotkania było:

a) omówienie spraw księgowych Stowarzyszenia oraz ewentualnej potrzeby podjęcia audytu zewnętrznego;

b) ustalenie podstaw działania Zarządu w zakresie uchwał o terminach walnych;

c) podsumowanie uwag wniesionych do KR podczas odbytych, a unieważnionych zebrań i opracowanie z nich wytycznych do przestrzegania  przy najbliższych zjazdach regionalnych;

d)podsumowanie dotychczasowej działalności KR i określenie postulowanych zmian w tym roli i pozycji KR na przyszłość, w tym kanału i sposobu komunikacji KR z członkami Stowarzyszenia oraz Zarządem, zidentyfikowanie zmian dla sytuacji KR wynikłych z nowelizacji ustawy o stowarzyszeniach ver statut Stowarzyszenia;

e) przygotowanie i omówienie ewentualnych planów ponownej kontroli, w tym  kontroli płatności składek przez członków jako zaleconej do przeprowadzenia w grudniu.

Efektem spotkania było pismo wystosowane do Zarządu tym razem drogą formalną na email Zarządu z pytaniem m.in. o politykę rachunkowości  oraz sytuację finansów Stowarzyszenia. Do końca roku pismo pozostało bez odpowiedzi.

  • Dokument z dnia 1.12.2016 – pismo Komisji Rewizyjnej w sprawie polityki rachunkowej Stowarzyszenia oraz stanu finansów Stowarzyszenia (wysłane drogą elektroniczną).
  • 16 grudnia spotkanie odbyte przy pomocy dozwolonych statutowo środków komunikacji internetowej. Celem spotkania było m.in.: ustalenie celów oraz sposobów działania Komisji, szczególnie w kontekście braku reakcji ze strony Zarządu na pisma Komisji.
  • 19 grudnia: spotkanie odbyte przy pomocy dozwolonych statutowo środków komunikacji internetowej. Celem spotkania było przygotowanie pism do Zarządu m.in.  w sprawie kontroli manifestacji 11.11. 2016 r. (przekroczony budżet, brak finalnego rozliczenia wydarzenia) oraz praca nad regulaminem regionalnych walnych zebrań członkowskich. Oba pisma zostały wysłane 23.12.2016 r. mailem.
  • Uchwała Komisji Rewizyjnej nr 5 z 19 grudnia 2016 o przyjęciu treści projektu regulaminu walnego zebrania regionalnego Stowarzyszenia “Komitet Obrony Demokracji”
  • Dokument z dnia 23.12.2016 – skierowanie 3 pism drogą elektroniczną w sprawach:

a. Braku odpowiedzi na poprzednie pisma,

b. wniosek o rozpoczęcie kontroli finansów manifestacji 11.11.2016 r. i udostępnienie dokumentów przez Zarząd,

c. wniosek o rozpoczęcie kontroli finansów i działalności Zarządu związanej z akcją 13.12.2016 r. i udostępnienie dokumentów przez Zarząd,

Do końca 2016 r., w odpowiedzi na pisma wysłane w grudniu, Komisji Rewizyjnej otrzymała jedynie cząstkowe odpowiedzi  indywidualne od 2 członków Zarządu.

III. Sprawy wniesione do Komisji Rewizyjnej:

a) 4.09.2016: pismo z prośbą o wykładnię przepisów Statutu Stowarzyszenia dotyczących zasięgu terytorialnego grup lokalnych.

b) 7.09.2016: sprawa o odroczenie decyzją Zarządu uchwały o przyjęciu osoby do Stowarzyszenia.

c) 8.09.2016: sprawa związana z nieformalnym zjazdem regionalnym odbytym w regionie Opolskim

d) 12.09.2016: pismo wyrażające zaniepokojenie sytuacją prawną Stowarzyszenia wobec braku rejestracji nowego Statutu oraz nieprawidłowości przy tworzeniu grup lokalnych, zwoływaniu i procedowaniu zjazdu regionalnego w Wielkopolsce. Sprawę skierowano do Zarządu, który odwołał koordynatora regionalnego.

e) 22.09. 2016: podanie o rozliczenie finansowe Komitetu Społecznego.
Powyższe sprawy omówiono na spotkaniu Zarządu w dniu 4.10.2016 r.

f) 20.10.2016: podanie o audyt procesu tworzenia grup lokalnych w regionie wielkopolskim – oddalone z powodu braku podstawy prawnej do tworzenia takich grup w wymienionym w piśmie czasie.

Na wszystkie wyżej wymienione pisma Komisja odpowiedziała za pomocą poczty elektronicznej. Wszystkie te pisma przychodziły na adres przewodniczącej Komisji w domenie ruchkod.pl. Od 25 listopada, na wniosek Komisji Rewizyjnej, założono adres pocztowy [email protected].

IV. Opracowane regulaminy: 

1. 14.07.2016 – Regulamin przyjmowania członków Stowarzyszenia KOD – odrzucony przez Zarząd.
2.  28.07.2016 – projekt Regulaminu regionalnych komisji rewizyjnych. Do dopracowania na Walnym Zjeździe Delegatów z powodu braku sprecyzowania w Statucie Stowarzyszenia stopnia zależności komisji regionalnych od głównej komisji rewizyjnej.
3.  19.12.2016 – nowa wersja Regulaminu  walnego zebrania regionalnego Stowarzyszenia KOD zaprezentowana Zarządowi 23 grudnia 2016 r.

V. Podsumowanie:

  1. Sprawa Komitetu Społecznego oraz finansowania większości działalności Stowarzyszenia w 2016 r: Komitet Społeczny stanowił jedyne źródło finansowania działalności Stowarzyszenia do maja 2016 roku. Następnie od maja do września włącznie stanowił główne źródło finansowania działalności SKOD. Od momentu ukonstytuowania się Komisji Rewizyjnej w maju 2016, Komisja do dnia dzisiejszego nie miała (i nadal nie ma) dostępu do dokumentacji i rachunków Komitetu Społecznego jako ciała odrębnego. Jedynym źródłem informacji dla Komisji były ogólnodostępne opublikowane przez Komitet na stronie ruchkod.pl sprawozdania. Pomimo tego charakteru „zewnętrzności” Komisja dwukrotnie wyrażała zainteresowanie w sprawie: raz podczas sierpniowej kontroli, a drugi raz  w wyniku wspomnianego w punkcie III e) pisma.  W obu przypadkach Komisja otrzymała taką samą odpowiedź, iż jest to oddzielne, samodzielne ciało, a więc Komisja Rewizyjna nie ma prawa procedować w tym zakresie. W tym miejscu należy z całą mocą podkreślić,  iż pomimo unii personalnej w osobie jednego z członków Komisji (Paweł Wimmer jest jednocześnie członkiem Komitetu Społecznego i Komisji Rewizyjnej),  Komisja jako taka nie miała fizycznego dostępu do dokumentacji Komitetu (ani w biurze ani online), a Paweł Wimmer nie składał oświadczeń na temat swojej działalności w Komitecie na ręce Komisji. Dodatkowo należy stwierdzić,  iż Zarząd do dnia dzisiejszego (tj. do dnia 7 marca 2017) nie określił jednoznacznie charakteru stosunku prawnego, jaki istniał pomiędzy Stowarzyszeniem a Komitetem Społecznym – pomimo dwukrotnego procedowania tematu w oparciu o wniosek Komisji. W świetle aktualnie zgromadzonego, niepełnego stanu wiedzy,  Komisja Rewizyjna stoi na stanowisku,  iż były to dwa oddzielne ciała współpracujące ze sobą na podstawie pewnej formuły umowy cywilnoprawnej.
  2. Kontakty z Zarządem: W sytuacjach, gdy było to konieczne, Komisja z własnej inicjatywy bądź poproszona przez Zarząd wyrażała swoje stanowisko pisemnie, bądź ustnie na posiedzeniu Zarządu. Zajęcie stanowiska przez Komisję było zapowiedziane i jasno zdefiniowane. Ze spotkania Komisji z Zarządem w dniach 23 sierpnia oraz 4 października Komisji przedstawiono protokół z posiedzenia Zarządu. Natomiast często w posiedzeniach Zarządu brali udział członkowie Komisji Rewizyjnej będący na miejscu, tj. w Warszawie, jako obserwatorzy-goście z prawem głosu doradczego. Jak wynika z oświadczenia byłej członkini Komisji M. Ostrowskiej oraz oświadczenia Pawła Wimmera, przedmiotem większości obrad Zarządu były bieżące sprawy i problemy organizacyjne. W tym miejscu należy jasno zdementować pogłoski o udziale Komisji czy też członków Komisji w posiedzeniu Zarządu, na którym miałaby być wyrażona zgoda na współpracę lub być omawiane zasady współpracy Stowarzyszenia z firmą MKM-Studio sp. z o.o. czy Stowarzyszenia z Komitetem Społecznym, czy warunki przyznania wsparcia finansowego przez Stowarzyszenie dla Przewodniczącego czy członków Zarządu w związku z ich wyjazdami zagranicznymi.

Członkowie Komisji wyrażali także swoje indywidualne opinie o charakterze doradczym w dyskusjach na grupie Facebookowej, stworzonej dla potrzeb komunikowania się Zarządu z Komisją Rewizyjną  i pełnomocnikami Zarządu.

Komisję Rewizyjną bardzo zaniepokoił fakt ograniczonych kontaktów z Zarządem w ostatnich dwu miesiącach 2016 r.  Nikt z Zarządu nie odpowiadał  na pisma wysyłane zarówno na adres e-mail podany do kontaktu na oficjalnej stronie tj. biuro[email protected], jak i adresy indywidualne członków Zarządu w domenie “ruchkod.pl”. Pisma Komisji wyrażały wzrastające zaniepokojenie brakiem wiedzy Komisji co do treści przyjętej przez Stowarzyszenie polityki rachunkowości, jak i brakiem wiedzy w zakresie przygotowań do sprawozdania finansowego. Komisja o istnieniu biura księgowego i księgowej “wewnętrznej” dowiedziała się dopiero w styczniu b.r. Zgodnie z oświadczeniem niektórych członków Zarządu, problemem był ich brak dostępu do adresu e-mail biura Zarządu. Komisja również kilkukrotnie stwierdziła nieprawidłowe działanie poczty w domenie ruchkod.pl (co mogło wpływać na możliwość kontaktowania się z Komisją).

Z powodu indywidualnych ocen przyczyn oraz istoty konfliktów w Zarządzie trudno jest Komisji Rewizyjnej zająć w tej sprawie jednoznacznie stanowisko. Rolą Komisji nie jest ocena etyczna czy moralna działań członków organów Stowarzyszenia, lecz sprawdzenie zgodności ich działań czy to z celami Statutowymi, czy obowiązującym prawem, co Komisja nadal proceduje.

Należy jednak zauważyć, że od stycznia 2017 r. Zarząd wznowił współpracę z Komisją Rewizyjną, krok po kroku realizując program naprawczy.

Sprawozdanie Komisji z podjętych działań kontrolnych w 2017 (odnoszące się do wydarzeń roku 2016 oraz późniejszych) będzie opublikowane nie dalej niż do końca marca.

 

Elżbieta Pytlarz

przewodnicząca Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia KOD

Paweł Wimmer

członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia KOD

Michał Klementowski

członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia KOD

  •  
  •  
  •  
  •